Czym jest system IVR

Połączenia z infoliniami zdają się być coraz bardziej komfortowe dla klientów. Wszystko przez to, że działają one sprawniej, ze względu na powszechne stosowanie coraz nowocześniejszych systemów głosowych. Wydaje się, że w całkiem niedalekiej przyszłości systemu tego typu mogą całkowicie zastąpić konsultantów. Już dzisiaj sporadycznie się to zdarza.

Systemy IVR (Interactive Voice Response) to nieodłączny element współczesnych centrów obsługi klienta i firm. Dzięki nim możemy obsługiwać dziesiątki, a nawet setki połączeń jednocześnie, zwiększając efektywność i dostępność. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu tematowi, rozwijając naszą wiedzę na temat systemów IVR.

System głosowy

Z systemem głosowym, profesjonalnie nazywanym IVR (Interactive Voice Response), styczność miał niewątpliwie każdy. Nie każdy jednak za pewne o tym wiedział. System ten bowiem dzisiaj wykorzystywany jest przez praktycznie każdą infolinię. Działą on poprzez zastąpienie konsultanta nagraniem głosowym, a właściwie całym zestawem nagrań. Pozwala to zwiększenie komfortu klienta, ale także często na ułatwienie pracy konsultanta, który często tak czy inaczej okazuje się ostatecznie niezbędny. System bowiem jak na razie ma ograniczone możliwości, przez co w przypadku bardziej skomplikowanych problemów nie jest w stanie pomóc klientowi. Po zakończeniu pobierania od niego różnych danych i informacji o celu połączenia, przekierowuje go do jednego z konsultantów.

Zastosowanie Systemu IVR

Wykorzystanie w Obszarze Biznesowym

Jednym z głównych zastosowań systemu IVR jest obszar biznesowy. Firmy wykorzystują go do automatycznego kierowania połączeń do odpowiednich działów, obsługi zamówień lub informowania klientów o godzinach otwarcia.

Systemy Obsługi Klienta

W dziedzinie obsługi klienta systemy IVR są niezastąpione. Pozwalają na skomunikowanie się z klientami w dowolnym czasie, odpowiadając na często zadawane pytania lub prowadząc klientów przez proces rozwiązywania problemów.

Korzyści Wynikające z Wykorzystania Systemu IVR

Poprawa Efektywności Obsługi

Systemy IVR zwiększają efektywność obsługi klienta, eliminując potrzebę ręcznego przekierowywania połączeń. To oznacza krótsze czasy oczekiwania dla klientów.

Zwiększenie Dostępności

Dzięki systemom IVR firmy są dostępne dla klientów przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, co zwiększa dostępność usług.

Wprowadzenie do Polskiego Rynku Systemów IVR

Systemy IVR w Polsce

Również w Polsce systemy IVR stają się coraz popularniejsze. Firmy z różnych branż, od banków po firmy telekomunikacyjne, wykorzystują tę technologię.

Jak Wybrać Odpowiedni System IVR dla Twojej Firmy?

Kryteria Wyboru Systemu IVR

Skalowalność: Upewnij się, że wybrany system IVR jest skalowalny i może rosnąć wraz z rozwojem Twojej firmy.

Integracja: Sprawdź, czy system łatwo integruje się z innymi narzędziami używanymi w Twojej firmie.

Jakość Rozpoznawania Głosu: Wybierz system, który oferuje wysoką jakość rozpoznawania głosu, aby zapewnić płynne interakcje z klientami.

Jak Wdrożyć System IVR w Twojej Firmie?

Proces Wdrożenia

Analiza Potrzeb: Rozpocznij od dokładnej analizy potrzeb Twojej firmy i klientów.

Wybór Dostawcy: Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu IVR, który spełnia Twoje wymagania.

Konfiguracja: Dostosuj system IVR do swoich potrzeb, tworząc odpowiednie komendy i przekierowania.

Testowanie: Przetestuj system pod kątem wydajności i jakości.

Możliwości systemu IVR

Jak już powyżej napomknięto, nie ma wątpliwości co do tego, że pomoc systemu częściej jest częściowa, a nie całkowita. Czy ma więc ona jakikolwiek sens? Czemu właściwie służy? Okazuje się, że jest bardzo potrzebna, częściowo przydaje się klientom, najwięcej korzyści daje jednak firmie usługowej.

Oczywiście, przede wszystkim chodzi tutaj o możliwość zaoszczędzenia pieniędzy.
IVR to olbrzymia wręcz oszczędność ze względu na możliwość zredukowania liczby pracowników. Nie potrzeba już więcej osób, które przepytywałyby klientów jaki jest ich problem i dopiero wtedy łączyły z przeznaczonymi do rozwiązywania danych problemów konsultantami. Ponadto, z racji tego, że konsultant rozpoczynając rozmowę zna już zarys problemu, jego rozmowa jest krótsza. Dzięki systemowi głosowemu, w danej jednostce czasu konsultant jest więc w stanie obsłużyć więcej klientów.

Dowiedz się, z jakich programów korzysta księgowa w swojej pracy oraz co to jest wirtualna centrala PBX.

Zalety i Wyzwania Systemów IVR

Zalety i Wyzwania

Systemy IVR oferują wiele zalet, takich jak zwiększona dostępność i efektywność obsługi klienta. Jednak mogą też stwarzać wyzwania, takie jak konieczność dostosowania się do zmieniających się potrzeb klientów.

Podsumowanie

Systemy IVR to niezwykle przydatne narzędzie w dzisiejszym biznesie. Pozwalają zwiększyć dostępność i efektywność obsługi klienta. Wybór odpowiedniego systemu IVR może przynieść wiele korzyści dla Twojej firmy.